Privacy Statement

In dit Privacy- en Cookiestatement lichten wij toe:

• Welke persoonsgegevens wij verwerken;
• Voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen wij jouw persoonsgegevens verwerken;
• Aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken;
• Hoelang wij jouw persoonsgegevens bewaren;
• Hoe jouw persoonsgegevens worden beveiligd;
• Welke cookies wij op onze website gebruiken;
• Wat jouw privacyrechten zijn;
• Hoe je een privacyklacht kunt indienen;
• Hoe wij omgaan met wijzigingen van dit Privacy- en Cookiestatement.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door cliënt verstrekt;
• Overige (contact)gegevens (geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door cliënt verstrekt;
• Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zoals door cliënt, een wederpartij en/of een derde verstrekt of uit openbare bron (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster) is verkregen, zie ook hierna onder “Derden”;
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer, zoals door cliënt verstrekt;
• Wanneer je gebruik maakt van onze kennisportal: bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, inloggegevens, zoals door jou verstrekt.
• Wanneer je bijeenkomsten of events van ons bezoekt en indien relevant: gegevens betreffende eisen aan toegankelijkheid en/of dieetwensen, zoals door jou verstrekt;
• Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten te voldoen, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van gegevens omtrent een identiteitsbewijs en het bijhouden van een oud-cliëntenlijst.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”), zoals door deze personen of de leverancier waar zij werkzaam zijn, verstrekt:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
• In bepaalde gevallen, mede-afhankelijk van de soort dienstverlening: een verklaring omtrent het gedrag en gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
• Gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer;
• Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals door sollicitant verstrekt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), zoals door sollicitant verstrekt;
• Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer), zoals door sollicitant verstrekt;
• Nationaliteit, geboortedatum, zoals door sollicitant verstrekt;
• Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief, zoals door sollicitant verstrekt;
• Referenties zoals door sollicitant en/of referent verstrekt, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in onze dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs met wie wij contact hebben, websitebezoekers):

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt;
• Gegevens in verband met een bezoek aan de website liberdock.com, waaronder jouw IP-adres. zoals hierna nader uiteengezet onder “Cookies”;
• Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
• Andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten of derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerken wij je persoonsgegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

1. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of het op jouw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
2. Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
3. Wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
4. Met je toestemming

Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van je toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan je vragen. Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen je erop dat het intrekken van je toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van je persoonsgegevens vóór de intrekking van je toestemming, onverlet laat.

Wij gebruiken bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij we per doeleinde hebben aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) wij dit doen. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, lichten wij kort dit belang toe. Indien je hier specifieke vragen over hebt, kun je altijd contact met ons opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

• om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen, waaronder het verlenen van toegang tot onze kennisportal (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze dienstverlening);
• voor onze administratie, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over onze dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van onze rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening en om aan de Verordening op de advocatuur te voldoen);
• om contact met je te houden en om met je te communiceren; waaronder eveneens begrepen communicatie voor marketing, relatiemanagement en business development activiteiten zoals uitnodigingen voor events en het verzenden van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie die voor jou relevant kan zijn; (a, b, c: ons belang om onze diensten onder de aandacht van bestaande klanten te brengen en d: toestemming indien wij nog geen klantrelatie met je hebben maar je je bijvoorbeeld inschrijft voor onze nieuwsbrief);
• voor het behandelen van je sollicitatie (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of je geschikt bent voor de openstaande vacature en d: toestemming indien je langer in portefeuille wenst te blijven, zie het kopje: “Hoelang bewaren wij jouw gegevens?”)
• voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• om je toegang tot ons kantoor te verschaffen en ten behoeve van de bedrijfsbeveiliging; (a, b en c: ons belang om onze eigendommen en de data waarover wij beschikken, te beschermen);
• om je toegang tot onze website te verschaffen, voor het genereren van statistieken betreffende het gebruik van onze website, voor het analyseren en verbeteren van onze webiste en ten behoeve van de beveiliging van onze website; (a en c: ons belang om een goedfunctionerde website te kunnen aanbieden);
• voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen met inbegrip van de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten (b, c: ons belang om aan onze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekken we jouw persoonsgegevens?

Liber Dock verstrekt je gegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de in dit Privacy- en Cookiestatement omschreven doeleneinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer je hier toestemming voor hebt gegeven. Je kunt hierbij denken aan de waarneming van de praktijk door een andere advocaat bij afwezigheid of ziekte, het laten uitvoeren van deskundigenonderzoek of het inschakelen van een derde partij namens en in opdracht van Liber Dock, zoals een IT-leverancier maar ook het verstrekken van je persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke of andere) procedures of correspondentie met de wederpartij. Ook kan Liber Dock wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie.

De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, draagt Liber Dock er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. Door Liber Dock ingeschakelde derde partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kan je denken aan accountants, notarissen en partijen die worden ingeschakeld voor het afgeven van een opinie of een deskundigenrapport

Wij kunnen persoonsgegevens van cliënten, sollicitanten, leveranciers en derden delen met:

• Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
• Leveranciers (bijv. vertaalbureaus, koeriersdiensten, deurwaarders, onze softwareleveranciers, zoals BaseNet Internet Project B.V. (“BaseNet”) wanneer je gebruik maakt van onze kennisportal, e.d., Google LLC t.b.v. gebruikersstatistieken van onze website, zie hierna onder “Cookies”);
• Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
• Gerechten en overheidsinstellingen
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Om onze diensten te kunnen verstrekken, kan het nodig zijn dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Liber Dock erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of er nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van je persoonsgegevens te kunnen waarborgen.

Jouw privacyrechten

Je hebt de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens door Liber Dock:

• het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van je verwerken en indien dit het geval is, op inzage in je persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van je persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van je persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht om je persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens of om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
• het recht om toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op jouw toestemming is gebaseerd;
• het recht op ontvangst of afgifte van je persoonsgegevens aan een door jou aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’);

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Om je rechten uit te oefenen kun je contact met ons opnemen via privacy@liberdock.com of per post via:

Liber Dock B.V.
T.a.v. de AVG-commissie
Jollemanhof 12a
1019 CW Amsterdam

Wij nemen alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op je eigen persoonsgegevens. Wij kunnen je om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren om te voorkomen dat we informatie aan een verkeerde persoon verstrekken. We zullen je in beginsel binnen een maand na ontvangst van je verzoek informeren of we aan je verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij je uiterlijk binnen een maand na ontvangst van je verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden je verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij je uitleggen waarom. Wanneer je bezwaar maakt tegen het verwerken van je persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over je privacyrechten vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door Liber Dock, dan proberen wij hier graag samen met je uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer je in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kun je een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacy- en Cookiestatement is voor het laatst aangepast op 11 februari 2021. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy- en Cookiestatement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacy- en Cookiestatement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.