Privacy Statement

In dit Privacy- en Cookiestatement lichten wij toe:

• Welke persoonsgegevens wij verwerken;
• Voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen wij jouw persoonsgegevens verwerken;
• Aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken;

• Hoelang wij jouw persoonsgegevens bewaren;
• Hoe jouw persoonsgegevens worden beveiligd;
• Welke cookies wij op onze website gebruiken;
• Wat jouw privacyrechten zijn;
• Hoe je een privacyklacht kunt indienen;
• Hoe wij omgaan met wijzigingen van dit Privacy- en Cookiestatement.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
• Overige (contact)gegevens (geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
• Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden;
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer;
• Wanneer je gebruik maakt van onze kennisportal: bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, inloggegevens.
• Wanneer je bijeenkomsten of events van ons bezoekt en indien relevant: gegevens betreffende eisen aan toegankelijkheid en/of dieetwensen;
• Andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.
• Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals het verwerken van gegevens omtrent een identiteitsbewijs.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”):

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
• In bepaalde gevallen, mede-afhankelijk van de soort dienstverlening: een verklaring omtrent het gedrag en gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
• Gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer;
• Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
• Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer);
• Nationaliteit, geboortedatum;
• Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief;
• Referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in onze dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs met wie wij contact hebben, websitebezoekers):

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt;
• Gegevens in verband met een bezoek aan de website www.liberdock.com, waaronder jouw IP-adres. zoals hierna nader uiteengezet onder “Cookies”;
• Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
• Andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten of derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerken wij je persoonsgegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

1. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of het op jouw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
2. Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
3. Wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
4. Met je toestemming

Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van je toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan je vragen. Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen je erop dat het intrekken van je toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van je persoonsgegevens vóór de intrekking van je toestemming, onverlet laat.

Wij gebruiken bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij we per doeleinde hebben aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) wij dit doen. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, lichten wij kort dit belang toe. Indien je hier specifieke vragen over hebt, kun je altijd contact met ons opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

• om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen, waaronder het verlenen van toegang tot onze kennisportal (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze dienstverlening);
• voor onze administratie, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over onze dienstverlening conform onze klachtenregeling (a, b en c: ter verdediging van onze rechten en ter verbetering van onze dienstverlening);
• om contact met je te houden en om met je te communiceren; waaronder eveneens begrepen communicatie voor marketing, relatiemanagement en business development activiteiten zoals uitnodigingen voor events en het verzenden van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie die voor jou relevant kan zijn; (a, b, c: ons belang om onze diensten onder de aandacht van bestaande klanten te brengen en d: toestemming indien wij nog geen klantrelatie met je hebben maar je je bijvoorbeeld inschrijft voor onze nieuwsbrief);
• voor het behandelen van je sollicitatie (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of je geschikt bent voor de openstaande vacature en d: toestemming indien je langer in portefeuille wenst te blijven, zie het kopje: “Hoelang bewaren wij jouw gegevens?”)
• voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• om je toegang tot ons kantoor te verschaffen en ten behoeve van de bedrijfsbeveiliging; (a, b en c: ons belang om onze eigendommen en de data waarover wij beschikken, te beschermen);
• om je toegang tot onze website te verschaffen, voor het genereren van statistieken betreffende het gebruik van onze website, voor het analyseren en verbeteren van onze webiste en ten behoeve van de beveiliging van onze website; (a en c: ons belang om een goedfunctionerde website te kunnen aanbieden);
• voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen (b, c: ons belang om aan onze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekken we jouw persoonsgegevens?

Liber Dock verstrekt je gegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de in dit Privacy- en Cookiestatement omschreven doeleneinden. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, draagt Liber Dock er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Wij kunnen persoonsgegevens van cliënten delen met:

• Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
• Leveranciers (bijv. vertaalbureaus, koeriersdiensten, deurwaarders, onze softwareleveranciers, zoals BaseNet Internet Project B.V. (“BaseNet”) wanneer je gebruik maakt van onze kennisportal, e.d.);
• Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
• Gerechten en overheidsinstellingen;

• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van leveranciers delen met:

• Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
• Leveranciers;
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van sollicitanten delen met:

• Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
• Leveranciers;
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van derden delen met:

• Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
• Leveranciers (bijv. vertaaldiensten, koeriersdiensten, deurwaarders, Google Inc. t.b.v. de gebruikersstatistieken van onze website, zie hierna onder “Cookies”);
• Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
• Gerechten en overheidsinstellingen;
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Om onze diensten te kunnen verstrekken, kan het nodig zijn dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Liber Dock erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.