Privacy Statement

Privacy– en Cookiestatement Liber Dock B.V.

In het kader van de dienstverlening van Liber Dock B.V. (hierna: “Liber Dock” of “wij”) worden persoonsgegevens verwerkt. Ook verwerken wij persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert Liber Dock als verwerkingsverantwoordelijke en houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”), de Uitvoeringswet AVG en de Telecommunicatiewet. Onze contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, tref je hieronder aan:

 

Liber Dock B.V.
T.a.v. de AVG-commissie
Jollemanhof 12a
1019 CW Amsterdam
T: + 31 (0)20 235 11 50

privacy@liberdock.com

In dit Privacy- en Cookiestatement lichten wij toe:

  • Welke persoonsgegevens wij verwerken;
  • Voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen wij jouw persoonsgegevens verwerken;
  • Aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken;
  • Hoelang wij jouw persoonsgegevens bewaren;
  • Hoe jouw persoonsgegevens worden beveiligd;
  • Welke cookies wij op onze website gebruiken;
  • Wat jouw privacyrechten zijn;
  • Hoe je een privacyklacht kunt indienen;
  • Hoe wij omgaan met wijzigingen van dit Privacy- en Cookiestatement.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige (contact)gegevens (geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden;
  • Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer;
  • Wanneer je gebruik maakt van onze kennisportal: bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, inloggegevens.
  • Wanneer je bijeenkomsten of events van ons bezoekt en indien relevant: gegevens betreffende eisen aan toegankelijkheid en/of dieetwensen;
  • Andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.
  • Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals het verwerken van gegevens omtrent een identiteitsbewijs.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”):

 

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • In bepaalde gevallen, mede-afhankelijk van de soort dienstverlening: een verklaring omtrent het gedrag en gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
  • Gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
  • Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer;
  • Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer);
  • Nationaliteit, geboortedatum;
  • Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief;
  • Referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in onze dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs met wie wij contact hebben, websitebezoekers):

 

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt;
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt;
  • Gegevens in verband met een bezoek aan de website www.liberdock.com, waaronder jouw IP-adres. zoals hierna nader uiteengezet onder “Cookies”;
  • Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
  • Andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten of derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerken wij je persoonsgegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

  1. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of het op jouw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
  2. Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
  3. Wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
  4. Met je toestemming

Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van je toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan je vragen. Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen je erop dat het intrekken van je toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van je persoonsgegevens vóór de intrekking van je toestemming, onverlet laat.

Wij gebruiken bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij we per doeleinde hebben aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) wij dit doen. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, lichten wij kort dit belang toe. Indien je hier specifieke vragen over hebt, kun je altijd contact met ons opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

  • om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen, waaronder het verlenen van toegang tot onze kennisportal (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze dienstverlening);
  • voor onze administratie, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over onze dienstverlening conform onze klachtenregeling (a, b en c: ter verdediging van onze rechten en ter verbetering van onze dienstverlening);
  • om contact met je te houden en om met je te communiceren; waaronder eveneens begrepen communicatie voor marketing, relatiemanagement en business development activiteiten zoals uitnodigingen voor events en het verzenden van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie die voor jou relevant kan zijn; (a, b, c: ons belang om onze diensten onder de aandacht van bestaande klanten te brengen en d: toestemming indien wij nog geen klantrelatie met je hebben maar je je bijvoorbeeld inschrijft voor onze nieuwsbrief);
  • voor het behandelen van je sollicitatie (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of je geschikt bent voor de openstaande vacature en d: toestemming indien je langer in portefeuille wenst te blijven, zie het kopje: “Hoelang bewaren wij jouw gegevens?”)
  • voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • om je toegang tot ons kantoor te verschaffen en ten behoeve van de bedrijfsbeveiliging; (a, b en c: ons belang om onze eigendommen en de data waarover wij beschikken, te beschermen);
  • om je toegang tot onze website te verschaffen, voor het genereren van statistieken betreffende het gebruik van onze website, voor het analyseren en verbeteren van onze webiste en ten behoeve van de beveiliging van onze website; (a en c: ons belang om een goedfunctionerde website te kunnen aanbieden);
  • voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen (b, c: ons belang om aan onze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekken we jouw persoonsgegevens?

Liber Dock verstrekt je gegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de in dit Privacy- en Cookiestatement omschreven doeleneinden. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, draagt Liber Dock er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Wij kunnen persoonsgegevens van cliënten delen met:

  • Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
  • Leveranciers (bijv. vertaalbureaus, koeriersdiensten, deurwaarders, onze softwareleveranciers, zoals BaseNet Internet Project B.V. (“BaseNet”) wanneer je gebruik maakt van onze kennisportal, e.d.);
  • Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
  • Gerechten en overheidsinstellingen;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van leveranciers delen met:

  • Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
  • Leveranciers;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van sollicitanten delen met:

  • Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
  • Leveranciers;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van derden delen met:

  • Medewerkers van Liber Dock (op “need-to-know”-basis);
  • Leveranciers (bijv. vertaaldiensten, koeriersdiensten, deurwaarders, Google Inc. t.b.v. de gebruikersstatistieken van onze website, zie hierna onder “Cookies”);
  • Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
  • Gerechten en overheidsinstellingen;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met jouw toestemming.

Om onze diensten te kunnen verstrekken, kan het nodig zijn dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Liber Dock erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

Liber Dock bewaart jouw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacy- en Cookiestatement genoemde doeleinden.

De persoonsgegevens die je voor je sollicitatie aan ons verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien je hiervoor toestemming geeft, houden wij je persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om je voor eventuele toekomstige vacatures bij Liber Dock te benaderen. Wanneer je in dienst treedt bij Liber Dock worden de persoonsgegevens die je in het kader van je sollicitatie hebt verstrekt, onderdeel van je personeelsdossier.

Wanneer je als cliënt gebruik maakt van onze kennisportal bewaren wij de daarvoor benodigde persoonsgegevens tot 3 maanden na beëindiging van de cliëntrelatie

De dossiers van de door ons behandelde zaken bewaren wij conform de Handleiding Archivering op het Advocatenkantoor van de Nederlandse Orde van Advocaten gedurende tenminste vijf jaar en langer indien wettelijk noodzakelijk.

De persoonsgegevens die in het kader van onze Kantoorklachtenregeling worden verwerkt, worden uiterlijk twee jaar nadat de klacht en/of de daaruit voortvloeiende gerechtelijke procedure is afgehandeld, verwijderd.

Daarnaast bewaren wij persoonsgegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals het gedurende 7 jaar bewaren van bepaalde boekhoudgegevens in verband met de op ons rustende fiscale bewaarplicht.

Dat betekent ook dat de hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen langer kunnen worden, indien dergelijke wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van juridische geschillen.

Beveiliging

Liber Dock heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding en zijn gehouden aan instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van je persoonsgegevens. Wanneer je gebruik maakt van onze kennisportal log je in op een beveiligde pagina van BaseNet en alle data worden door BaseNet versleuteld verstuurd middels SSL (secure socket layer) protectie.

Mocht je vragen hebben over de beveiliging van jouw persoonsgegevens, of als je het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via privacy@liberdock.com.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die via onze website op je computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst en worden uitgelezen als je onze website gebruikt. Hieronder vind je uitleg over de verschillende soorten cookies die onze website gebruikt.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn nodig voor het correct laten functioneren van (delen van) de websites van Liber Dock en maken het bijvoorbeeld mogelijk om te onthouden in welke taal je onze website wil raadplegen.

Analytische cookies

Om goed in staat te zijn om onze website aan te passen aan de wensen en interesses van de bezoekers en je een prettige website-ervaring te bieden, maken wij gebruik van analytische cookies.

Liber Dock gebruikt Google Analytics van Google Inc. (“Google”). Via Google Analytics krijgen we inzicht in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Het gaat daarbij om gebruikersstatistieken zoals het aantal verschillende bezoekers, de pagina’s die veel bezocht worden en de gemiddelde duur van een bezoek. We volgen hierbij de Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betekent onder meer dat we Google hebben geïnstrueerd om de laatste drie cijfers van je IP-adres te verwijderen (zodat het moeilijk is om het IP-adres te herleiden tot een specifieke bezoeker) en dat we de standaardinstellingen om data met Google te delen, hebben uitgeschakeld.

Daarnaast heeft Liber Dock een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. We maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics cookies. De beperkte informatie die door het gebruik van Google Analytics wordt gedeeld met Google, wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU/US Privacy Shield, waardoor een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens wordt gewaarborgd.

In onderstaande tabel vind je een volledig overzicht van de cookies die op onze website worden gebruikt:

 

NaamApplicatieDoelDomeinDuur
_gaGoogle AnalyticsDeze cookie wordt geplaatst om statistieken over de website te verzamelen met als doel verbetering van het gebruiksgemak.liberdock.com24 maanden
_gidGoogle AnalyticsDeze cookie wordt gebruikt om verschillende gebruikers van de website te kunnen onderscheiden.liberdock.com24 uur
_gitGoogle AnalyticsDeze cookie wordt gebruikt door om verzoeksnelheid te analyseren.liberdock.com1 minuut
NIDGoogle MapsDeze cookie wordt geplaatst om je via Google Maps te kunnen tonen waar Liber Dock gevestigd is.google.com24 maanden
_icl_current_languageWPMlDeze cookie slaat de geselecteerde taal voor de website op.liberdock.com24 uur

 

Weigeren en verwijderen van cookies

Via je browserinstellingen kun je de cookies op je computer, tablet of mobiele telefoon verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van onze website kunt benutten. De wijze waarop je cookies kunt weigeren of verwijderen kan per browser verschillen. Zie voor Google Chrome deze link en voor Internet Explorer deze link hoe je de verschillende type cookies kunt verwijderen. Ook kun je, indien je niet wilt dat Google Analytics-gegevens door Google worden verzameld en gebruikt, de browserplug-in downloaden en installeren die beschikbaar is onder: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Meer informatie over het verwijderen van cookies kun je ook vinden bij de Consumentenbond.

Jouw privacyrechten

Je hebt de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens door Liber Dock:

  • het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van je verwerken en indien dit het geval is, op inzage in je persoonsgegevens;
  • het recht op rectificatie van je persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om je persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens of om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
  • het recht om toestemming voor verwerking van je persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op jouw toestemming is gebaseerd;
  • het recht op ontvangst of afgifte van je persoonsgegevens aan een door jou aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’);

Om je rechten uit te oefenen kun je contact met ons opnemen via privacy@liberdock.com of per post via:

Liber Dock B.V.
T.a.v. de AVG-commissie
Jollemanhof 12a
1019 CW Amsterdam

Maak wel altijd duidelijk wie je bent, zodat wij zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Vergeet niet om wanneer je je legitimeert via een kopie van je identiteitsbewijs, op de kopie je BSN én je pasfoto onleesbaar te maken. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app gebruiken.

We zullen je binnen een maand na ontvangst van je verzoek informeren of we aan je verzoek kunnen voldoen. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden je verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij je uitleggen waarom. Meer informatie over je privacyrechten vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door Liber Dock, dan proberen wij hier graag samen met je uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer je in een ander land van de Europese Economische Ruimte woont of werkt, kun je een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacy- en Cookiestatement is voor het laatst aangepast op 27 augustus 2018. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy- en Cookiestatement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacy- en Cookiestatement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren.