Als gevolg van het coronavirus kreeg de Nederlandse economie een flinke dreun te verwerken. In het tweede kwartaal van dit jaar kromp de economie met 8,5%. Crises, stelt ondernemingen voor enorme uitdagingen. Bedrijven doorlopen hierin over het algemeen drie verschillende fasen:
1. De alarmfase. Alle hens aan dek, de schade beperken voor zowel onderneming als het personeel. In Nederland begon dit in maart 2020.
2. De stabilisatiefase. Voorzichtig weer aan het werk.
3. Tot slot de fase van reorganisatie en wederopbouw; hoe maak ik mijn onderneming toekomstbestendig, ‘shape the next normal’?
Inmiddels zijn we in deze laatste fase aanbeland, getuige ook het feit dat de Noodmaatregel Overbrugging Werkbehoud (NOW) van kleur is verschoten. NOW 1 had vooral als doel het stutten van ondernemingen en baanbehoud voor de medewerkers. Bij NOW 2 heeft Minister Koolmees duidelijk onderkend dat het onvermijdelijk is voor bedrijven om tijdig hun organisatie aan te kunnen passen. Om die reden is de zogeheten ‘ontslagboete’ in de NOW (feitelijk een vermindering van de subsidie bij bedrijfseconomisch ontslag tijdens de subsidieperiode) aanzienlijk verlaagd in de NOW 2.
Kortom, het moment is daar dat bedrijven zich moeten aanpassen aan de veranderende marktomstandigheden. Dat zal voor menig onderneming nu ook gepaard gaan met (gedwongen) ontslagen.
Reorganisatie is volgens de wet een redelijke ontslaggrond. Een organisatieverandering moet wel zorgvuldig en volgens de regels worden doorgevoerd. Een zorgvuldige voorbereiding en een reorganisatieplan zijn belangrijke randvoorwaardenom dit succesvol uit te kunnen voeren. Het helpt vertraging en hierbij horende kosten zo veel als mogelijk te voorkomen.
Welke stappen moet een bedrijf doorlopen om een reorganisatie succesvol te implementeren? Hieronder een (tien) stappenplan.
Business case
Een werkgever zal in alle gevallen de achtergrond van de reorganisatie moeten kunnen uitleggen. Niet alleen aan de stakeholders van een bedrijf, maar ook eventueel aan een rechter. Maak daarom een business case.
Stap 1:
Is er een noodzaak om functies te laten vervallen?. Een organisatieverandering kan door verschillende bedrijfseconomische redenen zijn ingegeven zoals:
– Een slechter wordende financiële positie
– Werkvermindering
– Organisatorische veranderingen/reorganisatie.
Een onderneming hoeft dus niet per se verlies te draaien om te reorganiseren. Het kan ook gaan om een strategische herinrichting van de organisatie.
Gemotiveerd moet worden wat het beoogde doel en hoe de nieuwe organisatie eruit moet komen te zien. Welke problemen worden weggenomen als de organisatie wordt aangepast?
Stap 2:
Ook moet worden toegelicht wat de impact is op het personeelsbestand. Gemotiveerd moet kunnen worden hoe de werknemers voor ontslag zijn geselecteerd (bij uitwisselbare functies zal het afspiegelingsbeginsel moeten worden toegepast). Hou hierbij ook rekening met de verplichting om eerst afscheid te nemen van tijdelijke en ingehuurde werknemers (zoals uitzendkrachten) en werknemers met een AOW-leeftijd in de functiecategorie die komt te vervallen.
Stap 3:
Een bedrijf zal aannemelijk moeten maken dat er binnen een redelijke termijn (lees: de wettelijke opzegtermijn) geen andere passende functies voorhanden zijn, ook niet met behulp van scholing. Hierbij is de werkgever soms verplicht de regeling van het zogeheten ‘omgekeerd afspiegelen’ toe te passen. Er wordt voor herplaatsing dan gekeken welke medewerker de meeste anciënniteits-/afspiegelingsrechten heeft.
Overlegverplichtingen/medezeggenschap?
Stap 4: OR?
Voor belangrijke organisatorische wijzigingen moet, voordat een definitief besluit wordt genomen, advies aan de ondernemingsraad (OR) worden gevraagd. In kaart gebracht moet worden of voor de betreffende reorganisatie een adviesrecht geldt, al is dat bij reorganisaties van enige omvang al snel aan de orde.
Als er geen OR is, maar een personeelsvertegenwoordiging, moet die advies worden gevraagd als 25% of meer van het personeel geraakt wordt.
Stap 5: Vakbonden?
Ook moet in kaart worden gebracht of de Wet melding collectief ontslag van toepassing is op grond waarvan ook de vakbonden eventueel geraadpleegd moeten worden. Dit is kort gezegd het geval als het gaat om 20 ontslagen of meer binnen één van de UWV-werkgebieden in een periode van 3 maanden. De werkgebieden, bedoeld in Wet melding collectief ontslag zijn:
a) Friesland, Groningen en Drenthe;
b) Overijssel en Gelderland;
c) Noord-Brabant en Limburg;
d) Zuid-Holland en Zeeland;
e) Flevoland en Utrecht; f. Noord-Holland.
Belangrijk is de WMCO-verplichtingen na te komen, want schending hiervan maakt eventuele vaststellingsovereenkomsten of opzeggingen vernietigbaar. Als alternatief kan de werknemer een billijke vergoeding claimen.
Stap 6: Raad van commissarissen?
Als een reorganisatie leidt tot massaontslag kan het zijn dat de Raad van Commissarissen (RvC), indien aanwezig, moet worden betrokken. Zo heeft de RvC van een structuurvennootschap een goedkeuringsrecht als het reorganisatiebesluit tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers leidt.
Verzachtende sociale maatregelen
Stap 7: Transitievergoeding?
Bij beëindiging van een dienstverband komt de werknemer volgens de wet in aanmerking voor een transitievergoeding.
In theorie kan boven op de transitievergoeding nog een billijke vergoeding verschuldigd zijn wegens ernstig verwijtbaar handelen door de werkgever. Als het reorganisatieontslag volgens de regels heeft plaatsgevonden, dan is dit in principe niet aan de orde.
Stap 8: Sociaal Plan
Bij stap 4 of 5 zal veelal onderhandeld worden over een sociaal plan. Als de OR en de vakbonden niet betrokken zijn, zullen deze aspecten veelal onderdeel zijn van onderhandelingen met individuele werknemers over een beëindigingsovereenkomst.
Denk daarom vooraf na over verzachtende sociale maatregelen. Denk hierbij aan een beëindigingsvergoeding (in de regel hoger dan de transitievergoeding om werknemers tot een beëindigingsovereenkomst te verleiden) en ‘van-werk-naar-werk’ maatregelen als outplacement.
Implementatie en afwikkeling dienstverband
Stap 9: onderhandelen over een beëindigingsvergoeding
Gelet op kosten en tijd, hebben werkgever en werknemer baat bij een beëindigingsovereenkomst. Of dit lukt zal afhangen van hoe sterk de business case is en welke verzachtende maatregelen worden aangeboden.
Stap 10: eenzijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst
Als geen beëindigingsovereenkomst kan worden getroffen, moet het ontslag via het UWV gerealiseerd worden. Daarbij zullen bovengenoemde stappen aan de orde komen. Bovendiengeldt de voorwaarde dat binnen 26 weken na een eventuele goedkeuring van het UWV om de arbeidsovereenkomst op te zeggen, geen nieuw personeel mag worden aangenomen voor de functies die zijn komen te vervallen, zonder dat deze functie eerst aangeboden wordt aan de ontslagen werknemers (de zogeheten wederindiensttredingsvoorwaarde).
Zieke werknemers genieten bescherming op grond van het opzegverbod. Dat geldt ook bij reorganisaties, behalve als de werkgever alle bedrijfsactiviteiten beëindigt.
In principe is de transitievergoeding verschuldigd tenzij op basis een sociaal plan een hogere vergoeding geldt.
Deze roerige tijden vragen bij veel bedrijven om een nieuwe visie én organisatie die past bij de huidige, nieuwe werkelijkheid. Zoals in bovenstaand stappenplan beschreven, komt daar het nodige bij kijken. Daarnaast vergen veranderingen veel van mensen. Dat is nu eenmaal de aard van het beestje. Des te belangrijker om een reorganisatie zorgvuldig ‘aan te vliegen’. Mocht je hier vragen over hebben of van gedachten willen wisselen, schroom dan niet om contact op te nemen.